Η παραστασιογραφία λειτουργεί ως ένας αναλυτικός κατάλογος που συγκροτείται μέσω της συγκέντρωσης και του ελέγχου τεκμηρίων. Στόχος της είναι η αποτύπωση της ταυτότητας μιας παράστασης, επιτρέποντας τη χρονολόγηση και τον προσδιορισμό των συντελεστών της.
Το περιεχόμενο της παραστασιογραφίας είναι δυνατόν να αφορά:
- ένα έργο (π.χ. παραστασιογραφία της Αντιγόνης του Σοφοκλή [Sophocles])
- έναν/μία δημιουργό (π.χ. παραστασιογραφία του σκηνοθέτη και χορογράφου Δημήτρη Παπαϊωάννου [Dimitris Papaioannou] ή της συγγραφέως Χρύσας Σπηλιώτη ή του επιθεωρησιογράφου Πωλ Νορ ή του συνθέτη Χαράλαμπου Γωγιού)
- έναν ερμηνευτή ή μία ερμηνεύτρια (π.χ. παραστασιογραφία της τραγουδίστριας της όπερας Χαρίκλειας Χαρικλέους-Νταρκλέ [Hariclea Darclée] ή του ηθοποιού Δημήτρη Χορν)
- έναν θίασο ή καλλιτεχνικό σχήμα (π.χ. παραστασιογραφία του Θεάτρου Τέχνης Καρόλου Κουν [Greek Art Theatre Karolos Koun] ή του Μπαλέτου της Εθνικής Λυρικής Σκηνής [Greek National Opera Ballet])
- έναν τόπο (π.χ. παραστάσεις στην Ερμούπολη ή στην ελληνική παροικία της Οδησσού)
- ένα θέατρο ή συναυλιακό χώρο (π.χ. το Μέγαρο Μουσικής Αθηνών ή το θέατρο «Άλσος»)
- μία διοργάνωση ή φεστιβάλ (π.χ. παραστασιογραφία του Φεστιβάλ Αθηνών-Επιδαύρου)
- ένα χρονικό διάστημα / μία εποχή (π.χ. καταγραφή των παραστάσεων στην Κατοχή ή σε ένα συγκεκριμένο έτος)
- και συνδυασμούς αυτών.
Η κωδικοποίηση της πληροφορίας βασίζεται σε συγκεκριμένα ταξινομικά πεδία μεταξύ των οποίων συγκαταλέγονται τα ακόλουθα:
- Τίτλος παράστασης
- Ημεροχρονολογία της πρεμιέρας (και των επαναλήψεων ή των σταθμών των περιοδειών, εάν υπάρχουν)
- Τόπος της παράστασης (χώρα, πόλη, θέατρο ή χώρος, φεστιβάλ ή άλλη διοργάνωση ή γεγονός)
- Δημιουργοί (συγγραφέας, δραματουργός, μεταφραστής/μεταφράστρια, συνθέτης/συνθέτρια, λιμπρετίστας/λιμπρετίστα, σκηνοθέτης/σκηνοθέτρια, χορογράφος, αρχιμουσικός κ.λπ.)
- Καλλιτεχνικοί συντελεστές (σκηνογράφος, ενδυματολόγος, σχεδιαστής/σχεδιάστρια φωτισμών ή ήχου, κινησιολόγος κ.λπ.)
- Ερμηνευτές/ερμηνεύτριες (ηθοποιοί, αοιδοί, χορευτές/χορεύτριες, μουσικοί, σολίστ, ορχήστρα, χορωδία, σώμα μπαλέτου) και διανομή ρόλων (εφ' όσον υπάρχει)
- Τεχνικό επιτελείο
- Οργάνωση, παραγωγή
- Άλλα στοιχεία όπως τεκμηρίωση, οπτικοακουστικό υλικό, κριτικές, δημοσιεύματα.
Η παραστασιογραφία εμφανίζεται σε δύο κύριες μορφές: τη συνοπτική και την αναλυτική.
- Η συνοπτική μορφή υιοθετεί τη δομή ενός ημερολογίου παραστάσεων, καταγράφοντας τα βασικά στοιχεία σε πίνακες ή βάσεις δεδομένων.
- Η αναλυτική μορφή συνίσταται στη δημιουργία δελτίων παράστασης, όπου η πληροφορία επεκτείνεται σε φωτογραφικό υλικό, κείμενα και κριτικές για κάθε παραγωγή ξεχωριστά.
Και στις δύο περιπτώσεις, η χρονολογική ταξινόμηση παραμένει η κυρίαρχη οργανωτική αρχή.
Η σύνταξη μιας παραστασιογραφίας απαιτεί εξειδικευμένη γνώση του πεδίου των παραστατικών τεχνών και εις βάθος έρευνα σε αρχειακό υλικό. Η διαδικασία βασίζεται στην αντιπαραβολή, επαλήθευση και σύνθεση και στοιχείων από τα οποία προκύπτει η τελική καταγραφή της πληροφορίας. Πρόκειται για επίπονη διαδικασία, λόγω της εφήμερης φύσης των παραστατικών τεχνών, οι οποίες δεν καταλείπουν παγιωμένα καλλιτεχνικά έργα, παρά επιμέρους συστατικά και διάσπαρτες ενδείξεις. Κεντρική πηγή αποτελεί το έντυπο πρόγραμμα της παράστασης, το οποίο συμπληρώνεται από πρωτογενή τεκμήρια όπως αφίσες, φωτογραφίες, έγγραφα παραγωγής, αλληλογραφία κ.ά. Παράλληλα, αξιοποιούνται δευτερογενείς πηγές, όπως η κριτικογραφία και η υπάρχουσα βιβλιογραφία, καθώς και προγενέστερες καταγραφές θεσμικών φορέων, οι οποίες είναι δυνατόν να αξιοποιηθούν συνδυαστικά (π.χ. η παραστασιογραφία του Εθνικού Θεάτρου [National Theatre of Greece] σε συνδυασμό με την παραστασιογραφία του Φεστιβάλ Αθηνών-Επιδαύρου).
